Da verweigert aber einer das Gespräch...

Sicher ist ein Gespräch besser. Aber wenn dieses einseitig verweigert wird, dann würde ich meine Sicht der Dinge tatsächlich per E-Mail formulieren.
Damit ist der Konflikt nicht gelöst. Aber die Informationen (also die Aussage der AP) ist schon mal dort angekommen, wo sie hin soll.