Naja, sie könnten die Mail auch verschlüsseln.

Klar kann man verschlüsseln. Das setzt aber vorraus, dass man den Schlüssel vorher teilt und dann erst die eigentliche E-Mail schickt.

Um das Verschicken des Schlüssels einigermaßen sicher zu machen, braucht man eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Muss also irgendwas (z.B. ein Passwort) auf einem anderen Weg als einer E-Mail teilt (die Rechner stehen ja nicht im gleichen Netzwerk). Die meisten Unternehmen nutzen dazu entweder SMS oder einen Brief.
Das ganze Prozedere setzt dann vorraus, dass der Empfänger sich zumindest so gut mit dem PC auskennt, dass man dort die Freischaltung vornehmen kann.

Insgesamt ist da der Versand eines Briefes wesentlich einfacher für die Unternehmen. Der technische Support des Vorlaufs fällt einfach weg.