wie würdet ihr in ein Gespräch gehen?

Sandwichtechnik.

Verpacke negative Aspekte immer in etwas positives.

Fasse deine Probleme zusammen und beschränke sich auf das wichtigste.
Je nach Position, kannst du bereits Lösungen nennen die dir gefallen würden. Es zeigt, das du nicht nur meckerst sondern auch Lösungen suchst.

Und ja, ein Zettel sollte mit. Spontan vergisst man nur was.