zurück| Geschrieben von kanja am 02.09.2020, 12:38 Uhr |
Aufbewahrungsfristen
Hallo zusammen,
vielleicht findet sich hier jemand, der es weiß:
Wenn es Aufbewahrungsfristen für Dokumente gibt, muss man diese dann in Papierform aufbewahren, oder darf man sie digitalisieren, d. h. einscannen und online speichern?
Ich finde dazu im Internet einfach nichts und meine Ansprechpartner möchten sich auch nicht festlegen.
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Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von DecafLofat am 02.09.2020, 12:49 Uhr
Hallo! Manche Dinge musst Du tatsächlich im Original vorlegen, falls du daraus irgendwann mal Ansprüche herleiten willst. Stichwort Inhaberdokument. Dazu gehören z.b. Dinge wie versicherungsscheine in der lebensversicherung und sparbücher.
verlässt du dich denn auf digitalisieren? Wichtige Dinge wie vertragsunterlagen (jetzt nicht jede monatliche oder jährliche standmitteilung, aber schon die Unterlagen vom vertragsabschluss und das vertragsdokument an sich) würde ich im Original aufbewahren. Nachdem hier schon mehrere Geräte geschrottet sind, bin ich sowieso jemand der alles doppelt und dreifach speichert (eine Cloud habe ich zwar noch nicht, aber externe festplatten).
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von kanja am 02.09.2020, 12:52 Uhr
Es geht nicht um meine privaten Unterlagen, sondern um die Arbeit.
Konkret um Leistungsnachweise von Weiterbildungen. Hier stapelt sich das Papier, ich kann es nicht mehr ablegen, alles voll .....
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von Assen08 am 02.09.2020, 13:36 Uhr
Schwieriges Thema.
Digitalisierung ist auch nicht „einfach so“ möglich. Das müssen gesicherte Systeme sein, Cloud oder ein Daten Ordner auf dem PC sind nicht möglich.
Gewisse Dinge MÜSSEN im Original vorliegen. Kontoauszüge fällt mir da spontan ein, Steuerbescheide, Spendenbescheinigungen (nur als Bsp.)
Für sowas ist es immer ganz gut, den Steuerberater zu fragen - die wissen, was wie und wie lange aufbewahrt werden muss, damit alles prüfsicher ist.
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von shinead am 02.09.2020, 14:57 Uhr
Ich habe alles digital vorliegen. Wichtige Dokumente (Rente, Policen, Immobilienkauf, etc.) habe ich im Orginal und in Digitaler Form vorliegen. Digital einfach deswegen, weil ich da schnell mal in die Unterlagen rein gucken kann. Die liegen sicher im Bankschließfach.
Kaufbelege, Kontoauszüge, Rechnungen etc. habe ich nur digital vorliegen. Letztere werden auch bei der Bank gespeichert. Die habe ich gar nicht in Papierform. Alles andere wird per App eingescannt sofern es keine digitale Möglichkeit gibt, direkt in der Cloud abgelegt und dann entsorgt.
Ich habe auch digitale Kopien von Personalausweis, Führerschein, Krankenkassenkarte, etc., so dass ich im Falle eines Verlustes alles aus meinem Geldbeutel direkt neu anfordern kann.
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von Nynaeve2019 am 02.09.2020, 14:59 Uhr
Meinst Du Zertifikate?
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von kanja am 02.09.2020, 15:07 Uhr
Die Zertifikate gehen ja an die Teilnehmer, da können wir das Original nicht aufbewahren.
Ich meine hauptsächlich Leistungsnachweise.
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von Hase67 am 02.09.2020, 15:50 Uhr
Du meinst Originale von Leistungsnachweisen von Fortbildungsteilnehmern, also nicht deine persönlichen Unterlagen? Da wäre es mir ehrlich gesagt zu heikel, die nur in eingescannter Form zu haben. Archivierungsmöglichkeit hast du nicht? (es gibt doch diese grauen Archivkartons mit Schuber)
Ist das nicht in de Personalakten ?
Antwort von Ellert am 02.09.2020, 15:59 Uhr
Je nachdem haben wir Fristen für normale Sachen von 5 -10 Jahren
aus Datenschutz wird nichts als Datei gespeichert,
wenn aus den Normalen Akten raus kommts in den Aktenkeller
dagmar
Re: Aufbewahrungsfristen
Antwort von kanja am 02.09.2020, 16:00 Uhr
Ganz genau.
Die Beschaffung der Kartons wäre kein Problem, es mangelt schlicht am Platz, um diese unterbringen zu können.
Wir haben seit einer Weile neue Regelungen und haben jetzt von jeder Weiterbildung ca. 3 Leitzordner voller Leistungsnachweise etc. Das Büro platzt aus allen Nähten.
Ich habe jetzt noch mal bei einer Stelle nachgefragt und hoffe auf die digitale Lösung.
Re: Ist das nicht in de Personalakten ?
Antwort von kanja am 03.09.2020, 9:28 Uhr
Wir sind die Weiterbildungsstätte.
Aktenkeller gibt's leider nicht.
