Nix ist einfach ;)

Du müsstest zuerst als Verwalter bestellt werden.
Dann musst Du ein Konto bei der Bank anlegen, eins für die HV, eins für RL.

Software ist viel zu teuer.

Leg die Kosten in einer Excel-Tabelle an. Erstelle in Word ein Formular und rechne dann aus oder verknüpfe. Wäre einmal Arbeit, aber bei so wenigen Eigentümer:innen ist das kein Problem.

Bevor das ein Eigentümer:in alleine macht, abklären was dazu die Teilungserklärung und/oder die Gemeinschaftsordnung vorsieht. Erkundigen was Du genau benötigst, Stichwort Vermögensschadensversicherung.

Im Prinzip spricht gegen eine Selbstverwaltung nichts. Trotzdem sollte der, der das macht, schon wissen was er da tut.