Frage: wo und wie Aufgaben, die zu erledigen sind, organisieren?

Hallo ihr,
ich hoffe auf Tipps, denn dies war ein WE, wie ich es nicht öfter brauche...
Ich musste beruflich sehr viel erledigen, die kids (8 und 10) wussten zwar ein bisschen, was sie zu tun hattenn (Turniere, HA beenden, Zimmer aufräumen), aber hatten nur so bedingt Lust ;-), so dass ich viel erinmnern musste und gefühlt nur am Antreiben war :-(
Irgendwie ging alles drunter und drüber, es war mega nervig, weil ich selbst nicht den Kopf frei hatte und sauer war, dass sie nicht schon etwas selbstständiger ihre Sachen bedenken.
Zur Krönung fiel dem einen dann noch kurz vor Feierabend die "HA" für die Ergo ein, der andere trödelte bis zuletzt mit HA rum und sollte noch duschen :-(

Ich möchte gerne eine Übersicht oder so etwas anlegen, auf der wir die Termine und Aufgaben, die so anstehen, notieren können. Auch längerfristige HA, Referate, Instrumentüben usw. würde ich da gern eintragen. Am besten was Abwaschbares mit Folienstift oder so.
In den normalen Kalender tragen wir ihre Termine und die Arbeiten ein.
Es gibt doch diese Stundenpläne, die so angelegt sind, wären die was? Oder habt ihr andere Tipps? Was macht ihr?

Danke für euren Input!

LG, M.