Mach doch davon eine Kopie...

und lege die dann in das Umgangsgepäck. Wenn der Termin kurzfristig ist, einfach eine Mail schicken, mit der Mitteilung, dass die Lehrerin diesen oder jenen Tag um xx Uhr zum Gespräch bittet. Wenn er es nicht einrichten kann, ist das halt schade, aber Du würdest ihm gerne eine Zusammenfassung des Gespräches zum kommen lassen. Fertig.