wie lange vor der Reise bucht ihr?

Guten Morgen, wenn ich das richtig verstanden habe, hast du die Hotels direkt angeschrieben. Ich würde in eurem Fall über die gängigen Buchungsportale wie booking oder hrs buchen. Sollte es in dem ganz bestimmten Ort X über die Portale nichts geben, einfach einen Ort weiter gucken. Du kannst hier in den meisten Fällen die Zimmer bis 18 Uhr am Anreisetag kostenfrei stornieren.
Du kannst ja dann weiterhin bei den ursprünglich geplanten Hotels anfragen (wenn die Zeit gekommen ist), ob was frei ist. Wenn ja, stornierst du die über hrs/booking gebuchten Zimmer eben wieder - kost ja nix.