2 kiGa Kinder in unterschiedlichen gruppen und selber berufstätig (lang)

Offizielle darf ich das ja alles gar nicht wissen!
Die anderen Mütter, deren Kinder wechseln dürfen, wissen auch noch nichts darüber!
zu dem alten team habe ich so keinen Kontakt mehr...eben nur wenn ich die Kinder abhole....

Es geht jetzt los mit folgenden ereignissen wo eltern mit dabei sein sollen/können :

15.3 Spielenachmittags mit Eltern bei der Großen
19. 3 Spielenachmittags mit Eltern bei dem kleinen
28.3 Backen mit den Mamas beim kleinen
4.4. Osterbacken mit den Mamas bei der großen
20.4 Ausflug mit der Gruppe bei dem Kleinen
25.4 Ausflug mit der gruppe bei der großen
14.5 Muttertagsausflug beim kleinen: Kind und Mama erleben was zusammen, Kinder haben was für die Mamas vorbereitet
15.5 Muttertagsausflug bei der großen: kind und mama erleben was zusammen, kinder haben was für die Mamas vorbereitet

WO soll ich da prioritäten setzten??? WO????

Kann ich denn dieses schreiben immer noch aufsetzten auch NACH dem gespräch mit der leitung? Und was soll ich da rein schreiben???