Was "darf" der Vorstand in einer Elterninitiative?

Hallo,
unser Kindergarten ist eine Elterninitiative. Es gibt einen geschäftsführenden Vorstand, der von den Eltern gewählt wurde.
Meine Frage: Inwiefern "muss" die Erzieherin (also die leitende Kraft) pädagogische Probleme dem Vorstand berichten? Wie ist die Lage, wenn Elternteile sich mit der Bitte um Verschwiegenheit an die Leitung wenden - darf die Leitung dann, ohne die Eltern zu informieren, mit dem Vorstand darüber reden?
In unserem Fall handelt es sich um ein Mädel, das (aus Sicht der Erzieherin) ungewöhnlich hartnäckig versucht, andere Kinder zu Doktorspielen aufzufordern. Nun hat diese Erzieherin den Vorstand um Rat gebeten, wie sie weiter verfahren soll; so weit, so gut. Ein Vorstandsmitglied hat daraufhin eine betroffene Mutter zu diesem Termin hinzugebeten, damit sie berichtet, was ihrem Kind widerfahren ist.
Wie seht Ihr das? Mir stellen sich die Nackenhaare hoch, wenn ich mir vorstelle, dass pädagogisch vollkommen ungebildete Leute sich NICHT ANONYMISIERT über ein Kind und dessen Psyche unterhalten und über Maßnahmen beratschlagen, weil die Erzieherin (nach eigenen Worten) überfordert ist. Zufällig habe ich von diesem geplanten Treffen erfahren und es vorläufig verhindert. Außerdem habe ich die Mutter den Kindes, mit der ich befreundet bin, informiert.
So, nun bitte ich um Informationen, denn ich bin in dem Bereich vollkommen ungebildet: Ist das so in Ordnung? Wo kann man denn etwas über die Arbeit, Rechte und Pflichten und Kompetenzen eines solchen Vorstands erfahren? Die Kiga-Leitung behauptet, sie hätte gegenüber dem Vorstand keine Schweigepflicht und müsste den über "sowas" informieren. Das hätte sie sogar unterschreiben müssen.
Bitte um Eure Meinungen, danke.
LG uranasana