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Geschrieben von wolfsfrau am 17.10.2019, 11:17 Uhr

kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Was fällt euch in Behörden positiv und negativ auf, wenn ihr das Gebäude und speziell Büros betretet?
Mit geht es um den ersten Eindruck - was wirkt freundlich, was kalt und steril? Was abweisend?
Was macht Bürgerfreundlichkeit - außer kompetenter Beratung und Höflichkeit/Freundlichkeit - aus?

 
24 Antworten:

Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Hurch am 17.10.2019, 11:23 Uhr

Was hats denn auf sich mit dieser Frage?

Ich lebe zwar in Österreich, aber hier gefällt mir am besten, dass man wirklich schon sehr sehr viel online erledigen kann :)

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von bebinchen am 17.10.2019, 11:25 Uhr

mir scheint so, hier muss jemand wohl einen Aufsatz schreiben.


Arbeite im Büro...da hab ich keinen Blick mehr für.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Mutti69 am 17.10.2019, 11:26 Uhr

Sauberkeit, modernes Inventar, helle Räumlichkeiiten und ein freundliches Lächeln, Blickkontakt und ein Gruß mit der Abfrage "Was kann ich für Sie tun?".

Weniger positiv empfinde ich es, wenn verschiedenste private Devotionalien im Arbeitsbereich drapiert werden.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von wolfsfrau am 17.10.2019, 11:44 Uhr

Ja, diese Betriebsblindheit ist der Grund meiner Frage :).

Ich arbeite in einer Behörde und habe für meinen Bereich schon einiges an der Optik geändert. Jetzt habe ich die Möglichkeit, im Bürgerbüro das gleich zu tun - also alles etwas anzupassen, optisch ansprechender zu gestalten.
Um nicht nur meinem einseitigen Blick zu folgen, frage ich mal hier, wo ich schon viele gute Ideen, Hilfen und Sichtweisen kennengelernt habe.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von makkipakki am 17.10.2019, 11:51 Uhr

Gerade das private Bild auf dem Schreibtisch (nicht zwingend für mich rinsehbar) finde ich angenehm persönlich.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Hurch am 17.10.2019, 11:54 Uhr

Finde ich super!

Sorry für meine Neugier

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Mutti69 am 17.10.2019, 11:54 Uhr

Ich meinte jetzt auch nicht eine kleine personalisierende Deko oder so. Ich musste nur gerade an unser Bürgerbüro denken, da sind die Schreibtische mit Teddybären, Sammelobjekten zugestopft. Das fällt mir immer wieder extrem negativ auf.

wenn jemand EIN Bild oder eine Skulptur stehen hat, dann finde ich das auch nett und einladend, da stimme ich zu.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Kater Keks am 17.10.2019, 12:07 Uhr

Es kommt ja auf die Behörde an, wie alt ist der Bau? Wie sind die Räumlichkeiten? Was ist es für eine Behörde?

Ich arbeite auch in einer Behörde.....von außen ein sehr eindrucksvolles Gebäude, aber von innen fühlt man sich eingeschüchtert durch die kahlen und (im Winter) kalten Gänge und den dunklen engen Büros. In den Anbauten ist zwar etwas mehr Licht, aber die Flure sehen aus, wenn alle die Türen geschlossen sind, als wäre man irgendwo in einem Gefängnis oder in einer Psychiatrie. Düster, trist, ohne Farbe, ohne Pflanzen. Da ist nichts einladend oder gar freundlich. Die Kollegen versuchen in ihren Büros etwas Gemütlichkeit herzustellen, aber das ist fast unmöglich.
Im Erdgeschoss braucht man Tageslichtlampen damit man nicht depressiv wird, weil es da immer dunkel ist. In den oberen Etagen hat man große Fenster und mehr Licht, geht dafür aber im Sommer ein.....

Bei uns finde ich, bis auf das eindrucksvolle Gebäude, für das man aber im täglichen Arbeitsstress auch kaum ein Auge hat, nichts besucherfreundlich oder positiv. Der Großteil der Mitarbeiter ist zwar freundlich und bemüht, aber da drückt so ein Arbeitsumfeld natürlich auch auf die Stimmung.

Ich fände mehr Licht, freundlichere Farben und vielleicht ein paar Pflanzen im Flur angenehm und als positiv. Da läßt sich aber vieles schon aus Brandschutzgründen nicht machen.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von DanniL am 17.10.2019, 12:09 Uhr

Wir sind zwar keine Behörde, aber Ansprechpartner im Betrieb für Mitarbeiter.
Haben auf dem Tresen eine Bonboniere, die wohl sehr gut ankommt.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Hurch am 17.10.2019, 12:14 Uhr

Mich hat schon mal etwas gestört, als ich auf einem Amt zu einem Mitarbeiter musste durch ein Großraumbüro. Alles wirkte chaotisch und laut. Ich hatte Schwierigkeiten den richtigen MA am richtigen Schreibtisch zu finden und die Privatsphäre ließ auch zu wünschen übrig. Ich saß auch neben ihm hinter seinem Schreibtisch, denn ihm gegenüber zu sitzen war nicht möglich, da war der Schreibtisch eines Kollegen, der auch grade bei der Arbeit war. Ich hatte 1000 Unterlagen vorzulegen und absolut keinen Platz dafür.
Der arme Mann konnte da freilich gar nichts dafür und hat mir sehr kompetent geholfen, aber solche Räumlichkeiten sind ein Beispiel wies nicht gut war.
Und das trotz recht neuem Gebäude und moderner Einrichtung.

Also... Etwas Privatsphäre, muss ja nicht alles gleich hermetisch abgeschottet sein. Ein bisschen Ablageplatz für den Besucher. Orientierungshilfen vielleicht falls angebracht.
Ansonsten.. Pflanzen und viel natürliches Licht werten einen zu sterilen Raum immer sehr auf

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von pauline-maus am 17.10.2019, 12:17 Uhr

wenn ich auf eine behörde gehe , dann mit einem anliegen.
daher sind mir authentische, freundliche , hilfsbereite und kompetente ansprechppartner wichtig.
das drumherum ist mir egal.
daher würde ich eher die mitarbeiter fragen , wie sie ihre arbeitsatmosphäre gern hätten

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Salkinila am 17.10.2019, 12:33 Uhr

Die Optik von Behördenbüros ist mir egal, mir ist wichtig, dass alles gut organisiert ist. In unserer Zulassungsstelle z.B. gibt es direkt am Eingang einen großen Wartebereich, man zieht eine Nummer und sieht auf einem Display, welche Nummer gerade dran ist. Man kann also ungefähr abschätzen, wie lange man warten muss. Die Büros sind alle nebeneinander angeordnet, jeweils mit Glasschiebetüren. Alles wirkt offen, freundlich, transparent. Das Gebäude wurde allerdings auch vor kurzem erst gebaut....

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von LeRoHe am 17.10.2019, 13:00 Uhr

Ich hock in einer neugebauten Behörde.

Schlimm finde ich, dass die Büros mit Parteiverkehr nicht beschildert sind. Die Kasse in einem anderen Flügel auch nicht. Dementsprechend irren hier viele Menschen durchs Haus.

Da aber der Architekt (!) wohl noch eine Hand drauf hat, was hier wie auszusehen hat, wird es keine weitere Beschilderung geben. Selbst unsere unpraktischen Textil-Pinnwände, an denen nix hält, sind stylisch durch den Herrn Architekten ausgewählt worden, unsere alten durften wir hier nicht aufhängen.

Mei, die Büros sind alle komplett neu eingerichtet. Allein, dass die Möbel in Holzfurnier sind, machts hier optisch freundlich. Grünpflanzen machen auch viel her vor weißen Wänden. Das bringt dir aber als Bürger recht wenig, wenn an dem Tisch ein Drache hockt.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von PaulaJo am 17.10.2019, 13:10 Uhr

Hat jetzt nichts mit der Optik zu tun, aber ich kam mal in ein völlig überhitztes Büro, in dem es extrem nach Salami gerochen hat. Ehrlich, da hätte ich brechen können...

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Lusiana am 17.10.2019, 13:16 Uhr

Hallo Wolfsfrau,

ich bin nicht oft im Bürgerbüro, aber in letzter Zeit doch zweimal. Bei uns meldet man sich über das Internet für einen Termin und das dauert....
Und wenn es dann soweit ist, kommt man in einen Raum, da ist kein Personal, da sitzt man mit ganz vielen wartenden Personen und guckt auf eine elektronische Tafel. Erst wenn die eigene Nummer blinkt, betritt man das Bürgerbüro und dort geht man zu der Platznummer die aufgerufen hat. Da sitzt dann jemand hinter einem Schreibtisch in einem Großraumbüro, das wirkt ein bisschen so, wie ich mir ein Callcenter vorstelle. Und man setzt sich gegenüber auf Augenhöhe dorthin. Das fiel mir positiv auf. Diese Augenhöhe. Persönliches haben die Mitarbeiter gar nicht auf ihrem Platz stehen, soweit ich weiß, ist nur der Rollcontainer unterm Tisch personenbezogen, der wird halt mitgenommen, wenn der Bearbeiter an einem anderen Schreibtisch sitzen muss. Ich hatte das Glück, ich saß dann vor einer sehr netten jungen Frau und war froh, dass ich nicht zu dem miesepetrigen anderen Leuten musste. Übrigens sind diese Mitarbeiter auch während ich an ihrem Platz saß aufs übelste über diese Frau hergefallen, es ging um irgendwelche Interna, die ich nicht verstanden habe. Und dann allesamt rausgegangen um zu rauchen und wir saßen dann alleine im Großraumbüro. Also, es kommt weniger auf das Mobiliar an, als auf alles andere...
Ein anderes Mal musste ich kurzfristig ein Schreiben für die Kindergeldkasse bekommen, es sollte bestätigt werden, dass das Kind bei mir wohnt. Dazu benötigt man keinen langfristigen Termin. Man klopft vom Warteraum aus an eine Tür auf der "Information" steht, dort ist auch die Ausgabe der Personalausweise etc.. Ok, ich habe dann an diese Tür geklopft, hinter der Milchglasscheibe sah ich, dass dort jemand drin war. Mir wurde ziemlich schroff gesagt, ich soll draußen warten. Ok. Das zog sich über zehn Minuten, hinter mir wurde die Warteschlange immer länger, irgendwann öffnete sich die Tür, die Frau drinnen wollte wohl gehen, hatte aber noch so viel zu erzählen, Lästereien über Kollegen und verabschiedete sich zum Schluss langatmig in den Urlaub und ging dann mit Kaffeekanne raus, an allen vorbei und grüßte nichtmal. Ich bin dann rein und stand vor einer Theke, so hoch, dass man kaum die Arme drauflegen konnte(also ca. 1,50m hoch), die beiden Frauen saßen dahinter und haben erstmal gar nicht reagiert außer "Moment" zu sagen. Dann nach zwei Minuten ging es flott, ein Blick auf meine Unterlagen, auf den PC, unterschrieben und einen Stempel gesucht, der dann im Nebenbüro gefunden wurde, gestempelt, fertig. Kein Wortwechsel. Total unfreundlich.
Ich kann nur berichten, dass Möbel total uninteressant sind, ganz wichtig sind die Menschen in den Bürgerbüros. Da wären Schulungen angebrachter oder vielleicht die grundsätzliche Einstellung, wenn man an der "Front" arbeitet. Vielleicht bin ich sensibilisiert, weil ich auch in einer Serviceeinrichtung an einer Uni arbeite, aber mir fällt auf, dass wir die Kunden anders behandeln, wir sind viel freundlicher und aufmerksamer.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Lusiana am 17.10.2019, 13:21 Uhr

;-) bei uns im Bürgerbüro hat es bis vor einiger Zeit immer nach Rauch gerochen
und mittags kam der Pizzadienst, das war dann ein RauchPizzagemisch oder ganz schlimm auch die schweren Deos, Parfums, aber das müssen nicht die Mitarbeiter gewesen sein

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von kaempferin am 17.10.2019, 13:31 Uhr

Ich schreibe nun mal, was - für mich - sehr, sehr wichtig ist: Also als allererstes natürlich die Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter/innen. Auf gar keinen Fall Arroganz, Hochnäsigkeit und Kaltschnäuzigkeit. Diese Negativ-Dinge gehen für mich überhaupt nicht und nicht nur das, ich HASSE(!!!!!!!!!!!) sowas sogar wie die Pest!
Des Weiteren natürlich helle, freundliche und moderne Räume und Sauberkeit - und das sollte eigentlich das gesamte Gebäude ausmachen. Asbachuralte, altmodische und muffige Gebäude finde ich nicht gut. Aber schlussendlich zählt für mich nur die Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter/innen. Wenn diese nicht vorhanden ist, machen dies auch die schönsten, modernsten und neuesten Gebäude und Büroräume nicht wett.

Was jeder in seinem Büro bzw. an seinem Platz deponiert, dekoriert, aufhängt und aufstellt, ist schlussendlich jedem seine Sache und ist mir auch völlig wurscht. Ich mag zwar auch Plüschtiere, aber in einem Büro haben sie "irgendwie" nichts zu suchen, finde ich. Aber; wie weiter oben erwähnt; wer das auf seinen Bürotisch setzen möchte - bitte.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von kaempferin am 17.10.2019, 13:35 Uhr

"...aber ich kam mal in ein völlig überhitztes Büro, in dem es extrem nach Salami gerochen hat. Ehrlich, da hätte ich brechen können..."
Wäre mir auch so ergangen. Finde ich auch nicht gerade ästhetisch - ganz im Gegenteil.
Ich finde auch, dass man sehr stark riechende Speisen/Lebensmittel nicht in einem Büro mit Publikumsverkehr einnehmen sollte. Den dafür gibt es doch wohl auch Küchen oder Kantinen? Wenn auch nicht überall, aber man kann da ja auch mal auf sehr stark riechende Speisen/Lebensmittel verzichten.

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Danke schon mal -

Antwort von wolfsfrau am 17.10.2019, 13:53 Uhr

da sind ja schon einige Dinge zusammengenkommen!

Wir sind nur eine kleine Behörde, da gibt es keine Nummern und keinen speziellen Wartebereich.
Der Bereich, um den es geht ist quasi öffentlich - also es ist zwar ein geschlossener Raum, aber mit großem Schiebefenster (das ist für mich der sensibelste Punkt, nicht, weil ich gesehen werde, sondern weil man, wenn man nicht sehr leise spricht, durchaus bis auf den Flur zuhören kann). Es ist gleichzeitig die Information, d.h., wer nicht oft da ist und ganz genau weiß, wo er hin will, kommt erst mal dorthin.

Ich glaube auch, dass Freundlichkeit der wichtigste Punkt ist. Wenn ich "an der Front" sitze, ist es mir immer wichtig, kurz Blickkontakt mit neu dazu kommenden Wartenden aufzunehmen, um zu signalisieren "ich habe dich gesehen", du bist gleich dran, wenn der Bürger vor dir fertig ist. Das kommt schon ganz gut an.

In meinem Hauptbereich habe ich auch mit vielen Menschen zu tun. Da fand ich es wichtig, es durch Pflanzen und Ordnung und Anordnung der Materialien eine persönliche Atmosphäre zu schaffen. Die Menschen müssen einiges offen legen vor mir und ich habe den Eindruck, das geht besser, wenn ich mich selber auch als Mensch präsentiere, z.B. als Mutter, die ein paar Kinderfotos und gemalte Bilder an einer Schranktür im Hintergrund hängen hat.

Achso: und ich glaube, dass viele Mitarbeiter sich selber erst in den Kunden hineinversetzen können, wenn sie selber mal als Kunde irgendwo standen.

Ich danke euch

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Re: Danke schon mal -

Antwort von Lusiana am 17.10.2019, 15:27 Uhr

Schiebefenster? kann man die Leute nicht in den Raum holen und das Fenster zulassen, wenn es um sensible Daten geht? Oder tatsächlich nur flüstern und einen Abstandhalter auf den Boden kleben und dicke, mit Stoff bezogene Trennwände aufstellen, um einen seperaten Bereich zu schaffen. So wird das bei meinem Lohnsteuerhilfeverein gehandhabt, da werden ja auch sensible Daten abgefragt und es steht nur ein großer Raum zur Verfügung. Teppich ist ggf. auch gut, der dämpft Geräusche.

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Re: Danke schon mal -

Antwort von wolfsfrau am 17.10.2019, 15:56 Uhr

Doch, doch, die Leute kommen dann ins Büro rein.
Die Scheibe ist für eine Art Info-Schalter, wenn jemand nur eine Auskunft haben möchte oder eben zu einem Kollegen weitergeschickt.

Wer dann zu uns muss, kommt rein.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Korya am 17.10.2019, 16:08 Uhr

Die Behörde, in der ich mich bisher am wohlsten fühlte, war in BW. Sie hatte ein ein offenes, lichtest Foyer, viel Glas und tiefroter Backstein, drinnen erstmal eine fast zu große Eingangshalle, die gleichzeitig dem Informationsaustausch diente.

Aufgelockert durch verschiedene Ebenen, z.B. etwas erhöht, vielleicht durch 3 Treppenstufen räumlich vom Foyer getrennt, ein helles, durchgängig verglastes Zimmer, die "Erste Anlaufstelle". Zur linken eine Rampe.

Im Vordergrund ein großer Kindertisch, Format zwei Schultische nebeneinander, auf dem immer interessante Materialien waren, die häufig erneuert wurden.

An den Wänden Bilder der Gewinner der Malwettbewerbe der örtlichen Grundschule. In den Ecken, so dass nicht im Weg, aber dennoch den Raum aufbrechend, Inseln mit Pflanzen. Kein Dschungel, aber auch nicht nur lieblos aneinander geklatschte Büropflanzen aus dem Katalog.

Dazwischen zwei, drei Ständer mit Infomaterialien, immer auf dem neuesten Stand (keine Staubfänger) und Büchertische.

Es war alles so einladend und bemüht offen gestaltet, dass man sich immer wohl fühlte, zu verweilen, auch wenn man der einzige im Eingangsbereich war.
Die meisten der unteren Büros für den Publikumsverkehr wahren völlig oder fast vollständig verglast, es gab keine Schalter oder Tresen, sondern man stand, sobald man durch eine der Glastüren ging, quasi mitten drin im Team.

Das Personal, so wenigstens mein Eindruck, war mit Freude dabei, es schien eine entspannte, freundliche Atmosphäre vorzuherrschen, was den Besuch natürlich zusätzlich angenehm machte - keine alten, grießgrämigen Behördentanten, die sich hinter einem großen Schreibtisch verbarrikadierten.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von kügelchen12 am 17.10.2019, 16:31 Uhr

Für mich sind die Öffnungszeiten oft sehr ärgerlich. Aber daran kannst du sicherlich nichts ändern

Ich hasse große Wartezimmer wie in der Arztpraxis, wo jeder jeden gezwungener Maßen angucken muss. Kleine Tischgruppen fände ich toll. Eine Kinderspielecke mit einer Parkecke für Kinderwagen.

Wenn es ein Großraumbüro ist, finde ich nichts Schlimmeres als zu nahe stehende Tische ohne Sicht bzw.
Hörschutz.
Beim letzten Mal übertönten sich beide Tische bei normaler Sprechlautstärke. Und weil es keinen Sichtschutz gab, fragte der nebenan gleich mal ungeniert, das wir ja in derselben Straße wohnen

Und wenn ich träumen dürfte, würde ich mir eine Nummernanzeige in der Toilette wünschen. Wie oft musste ich/wir einhalten wegen langer Wartezeit, aus Angst die Nummer zu verpassen.

Keine ausreichende Beschilderung finde ich auch schlimm. Diese Lautsprecher, die einem blechernd die Nummer sagen, verstehe ich nie.

Und eine Schulung der Mitarbeiter, die meinen ihre Unterlagen mit Namen der Kunden rumliegen zu lassen.

Ansonsten sollten Büros Kompetenz der Mitarbeiter widerspiegeln, sprich richtiges Datum auf dem Kalender. keine angeknapperten Brote, keine Kaffeetassen vom Vortag, keine Armee von Fotos ihres Lieblingsvereins oder der Liebsten.

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Re: kleine Umfrage - Behörden, erster Eindruck

Antwort von Lusiana am 17.10.2019, 18:28 Uhr

Mein Büro ist auch ein Glasraum mit offenen Türen. Früher hatte ich auch eine Theke davor, aber das war eine Barriere, irgendwie hat mich kaum jemand abgesprochen, die habe ich abbauen lassen, seitdem ist es viel freundlicher geworden, jeder kommt einfach rein, damit ich meine Büroarbeit vernünftig unterbrechen kann, habe ich noch einen zweiten Bildschirm für Auskünfte. Klasse.
Aber das ist nichts für jeden, ich habe Kollegen, die haben jede freie Glasfläche mit Poster oder undurchsichtige Folien beklebt und die Tür geschlossen, das ist auch erlaubt

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