das übliche Problem

Ich finde den Betrag, den Du veranschlagst, schon angemessen.
LM sind teuer geworden, wenn man halbwegs auf Qualität achtet.

An Getränken kann man gut einsparen: Billigwasser, Tetrapack-Säfte vom Discounter, aber ich nehme an, das machst Du bereits.

Ich (damals Betriebsleiter) musste damals mit 2,50 + 3,50/Person auskommen für Vorspeise/Hauptgericht mit Beilage/Salat und Nachspeise + Kuchen/Torte

Das ging auch nur mit Mischkalkulation.
Risotto, gefüllte Pfannkuchen, Nudeln etc. sind dann wieder günstiger, aber gerade Fleisch und Gemüse ist oft sehr teuer.

Ich hatte auch Vorgaben, dass ich regional, saisonal und wenn möglich "bio" einkaufen soll... Fleisch vom Bauern und so... das war natürlich selten drin. Regional und saisonal ging noch, aber direkt vom Erzeuger hab ich meist nur Eier und Salate gekauft.

Dokumentiere einfach die Einkäufe mit Kassenzetteln und schau, dass Du bei Discountern einkaufen kannst, wenn die Qualität nicht soooo wichtig ist.

LG, Cel